Как уже известно, наша организация состоит из частных предпринимателей, которые с одной стороны свободны в своих действиях, но с другой стороны без применения общих правил и без самодисциплины мы быстро канем в небытиё. И поэтому обязанность каждого придерживаться тем договорённостям, которые мы заключим между собой с помощью договоров.
Как будет организована работа?
1. Реклама.
В основном ляжет на плечи всех Координаторов. Необходима лёгкая, ненавязчивая реклама типа "Одна бабушка сказала". Можно, конечно, воспользоваться рекламой в местных СМИ или уличной рекламой. Впрочем, это будет зависеть от доходов и фантазий этих лиц.
2. Изготовление бланков писем.
Этим делом должны обеспокоиться Координаторы районов и округов. Печать на собственных принтерах будет нерентабельна и удорожит письма, поэтому желательно договориться с несколькими типографиями в округе на печатание нескольких тысяч бланков, что будет и значительно дешевле, да и хватит надолго. Главное здесь, чтобы не проиграть на развозке бланков по местам. Зачем вообще нужны бланки? - Будет сказано ниже.
3. Продажа бланков нашим клиентам.
Это входит в прерогативу тех предпринимателей, которые будут заниматься отправкой писем. Бланки можно продавать самим(или кого-то нанять) вблизи от дома, в местах, где скапливаются люди - на остановках, в магазинах, в крупных учреждениях. Можно попробовать договориться с продавцами ларьков, павильонов, магазинов и продавать бланки через них. Пустые бланки желательно распространять бесплатно, но в случае больших издержек можно назначить символическую цену. Полную цену вы должны брать только тогда, когда клиент принесёт заполненный бланк.
4. Сканирование бланков и отправка писем.
После того, как клиент отдал заполненный бланк, вы должны его отсканировать на сканере или сфотографировать цифровым фотоаппаратом, просмотреть на ошибки и в текстовом файле отправить по e-mail тому партнёру, который обслуживает указанный в письме адрес. Список партнёров и их координаты по почтовым индексам будут у каждого. Фотографии и прочие мультимедийные файлы следует отправлять в архивах с хорошим сжатием.
5. Получение и печать письма.
Когда вы получите посланное партнёром письмо, то первым делом следует отправить уведомление отправителю о получении, затем вы его распечатываете в формате word, шрифт по своему выбору, но таким образом чтобы письмо поместилось на одном листе формата A4, кроме тех случаев, когда клиент оплатил за большее число листов. Фотографии и другие картинки распечатываются в заданном размере, на заданных типах бумаг. Насчёт поздравительных открыток, есть маленький нюанс с авторскими правами, поэтому возможно мы их будем закупать или же изготовлять свои. После печати, помещаете письмо в конверт, на конверте печатаете данные адреса и готовите его к отправке.
6. Изготовление конвертов.
Можно конечно закупать, но гораздо легче изготовить их самим и лучше таким образом, чтобы в него помещался сложенный пополам лист А4. Бумагу для изготовления конвертов можно брать любую недорогую, в рулоне. Для склеивания лучше использовать клей ПВА.
7. Доставка писем.
Вот мы и подошли к конечному пункту. Вы можете позвонить адресату( телефон можно найти элементарно, и если у вас нет телефонной базы вашего города, обратитесь в Интернет) и договориться с ним о встрече, можете рискнуть сходить без звонка. Но помните, вы должны отдать письмо прямо в руки адресата. После доставки письма нужно послать уведомление отправителю о времени доставки.